Doppelte Adreßeinträge in einer langen Tabelle finden

Sie haben eine wirklich lange Excel-Tabelle vor sich und ihren Chef im Nacken. Denn Sie sollen schnell alle doppelten Adressen finden. Was nun? Wie ging das noch einmal? Oder: das habe ich noch nie gemacht. Wie gehe ich jetzt da ran?

Schulung Excel: Duplikate finden

Sie benötigen ein Konzept

Eine Reihenfolge, ein Rezept, eine Handlungsanweisung. Etwas, das Ihnen hilft, entlang einer Struktur zu handeln.

Das Konzept:

  1. Objekt markieren
  2. Befehl ausführen
  3. Überprüfung, ob das gewünschte Ergebnis erreicht wurde

Und was Sie noch benötigen?

Ihr Gedächtnis. Denn was nutzt Ihnen eine schnelle Hilfe, wenn sich das wissen nicht verfestigt?

Deshalb:

Objekt markieren ⇒ bedeuet auch:

⇒  ..: Erinnern, WIE man Objekte markiert! :..

Befehl (auf dem markierten Objekt) ausführen ⇒ bedeuet auch:

⇒  ..: Erinnern, WO man den gesuchten Befehl findet! :..

Also los!

Objekt markieren ⇒ bedeutet auch: Erinnern, WIE man Objekte markiert!

  • Links-Klick auf die obere linke Zelle (ohne die Tabellen-Überschriften) + den Klick NICHT loslassen
  • über die Tabelle fahren, bis Sie über der letzten Zelle der ausgefüllten Tabelle rechts unten stehen
  • Linke Maus-Taste erst jetzt loslassen
  • Ergebnis: Die Tabelle ist markiert, ohne daß die Überschriften mit markiert sind

und weiter:

Befehl (auf dem markierten Objekt) ausführen ⇒ bedeutet auch: Erinnern, WO man den gesuchten Befehl findet!

  • Register Start aktivieren: Links Klick auf Register »Start«
  • Befehlsgruppe „Formatvorlagen“ suchen
  • Befehl „Bedingte Formatierung“ in der Befehlsgruppe „Formatvorlagen“ durch 1x Links-Klick auslösen
  • Ein Menü wird angezeigt
  • In diesem Menü mit der Maus über den Eintrag „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ fahren. Keinen Klick durchführen!
  • Ein weiteres Menü wird angezeigt
  • In diesem Menü 1x Links-Klick auf den Eintrag „Doppelte Werte…“ ausführen
  • Ein neues Fenster erscheint. Es hat den Titel „Doppelte Werte“
  • In diesem Fenster kann die gewünschte Farbe ausgewählt werden, um doppelte Einträge in der von Ihnen vorhin ausgewählten Markierung auszuführen. Hier z.B. der Eintrag „hellroter Füllung 2“

Fazit

Die so scheinbar harmlos aussehende Aufgabe „Markiere alle doppelten Adreßeinträge“ setzt also folgende Dinge voraus:

  • Die Fähigkeit, die richtigen Bereiche einer Tabelle zu identifizieren, um sinnvolle doppelte Einträge angezeigt zu bekommen.
  • Die Fähigkeit, diese Bereichs-Markierung schnell und effizient auszuführen
  • Das Know-How, in welchem Register, in welcher Befehlsgruppe, welcher Befehl für das gewünschte Endresultat der richtige ist
  • Das Know-How, das verschiedene weitere Objekte wie Menü, Fenster, Dropdown-Boxen in diesem Prozess plötzlich sichtbar werden und wie Sie damit umgehen müssen, ohne ihr Ziel aus den Augen zu verlieren.

Um eine scheinbar so einfache Aktion, wie das Markieren doppelter Adreßeinträge durchzuführen, ist einiges an Grundfertigkeiten und an Know-How notwendig.

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Problemlage

  • Sie wollen sich auf die Lösung eines Problems konzentrieren, doch Ihnen rennt die Zeit davon. Das Telefon klingelt, das Personal will Sie sprechen, der Einkauf verlangt Entscheidungen und im Verkauf kommt es gerade auf die Einhaltung strategischer Vorgaben an.
    Und in diesem Umfeld ist die Suche nach der Lösung eines Problems mit Hilfe von Software gerade nicht angebracht.
  • Sie haben keine Zeit, sich in die Feinheiten von Microsoft Excel, Microsoft Word & Co einzuarbeiten. Denn: Der Strom an für Ihr Unternehmen relevanten Ereignissen reißt einfach nicht ab.

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