Automatisch gefilterte Listen erzeugen – aus einer Excel Stammdatenliste

Kennen Sie das? Sie haben eine Artikel-Stammdaten-Liste und wollen nun daraus mit Microsoft Excel® automatisch gefilterte Listen erzeugen? Mit variabler Länge! Diese Art von Anforderung kommt häufiger vor, als man glaubt. Ich möchte Ihnen einmal zeigen, wie so etwas in der Praxis aussehen kann. Interessant dabei ist, dass der Kunde im vorliegenden Fall auch wusste, was er nicht wollte.

Der Kunde wünscht sich automatisch gefilterte Listen

Mein Kunde ruft an. Er habe eine Microsoft Excel®-Liste mit all seinen Artikel-Stammdaten vorliegen. Er habe diese Informationen im Laufe der Zeit eingepflegt und er möchte nun diese Informationen auswerten. In diesem Beispiel möchte er seine Artikel pro Kategorie automatisch aktualisiert dargestellt bekommen.

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Es sollen alle Artikel, die zu einer Kategorie gehören, in einem eigenen Bereich erscheinen – sozusagen ständiges automatisches Filtern und Anzeigen. Eine verständliche Anforderung zur Überwachung von Zuständen in Geschäftsprozessen.

Der Kunde weiß auch, was er nicht wünscht

Wie sich im weiteren Gespräch herausstellt, gibt es vom Kunden noch weitere Randbedingungen. Der Kunde möchte das Resultat, die automatisch gefilterten und aktualisierten Listen, gänzlich

  • ohne den Einsatz von Pivot-Tabellen
  • ohne den Einsatz von Filtern und auch
  • ohne den Einsatz von Makro-VBA-Programmierung.

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Meine Überlegungen zu automatisch gefilterten Listen

Damit bleibt mir nur der Weg über die Standard-Formeln in Excel. Der bewusste Verzicht auf Standard-Funktionalität will gut abgewogen sein. Wir nähern uns dem kritischen Moment in der Kunden-Lieferanten-Beziehung. Wir erkaufen uns ein gewünschtes Ergebnis (die sich automatisch aktualisierende gefilterte Liste) durch den Verzicht auf Bedienkomfort (wie bei Pivot-Tabellen) und durch zunehmende Komplexität (der eingesetzten Formeln). Diese Art der Abwägung ist kritisch und muß im Vorfeld geschehen, um später enttäuschte Erwartungen zu vermeiden.

Mein Kunde weiß, dass er selbst keine Zeit hat, sich in diese Materie einzuarbeiten. Er ist mit Leib und Seele professionell in seinen Lagerbeständen und der zugehörigen Logistik unterwegs. Er hat nicht die Zeit und nicht das Knowhow, sich in dieses Thema einzuarbeiten. Erst das zeitraubende Suchen der Videos zu dem Thema, dann das Betrachten dieser Videos und anschließend das Umsetzen des Gelernten in seinen Anwendungsfall kostet ihn zu viel wertvolle Arbeitszeit. Sein Alltag mit intensiver Kundenkommunikation ist einfach zu hektisch.

Er ist Logistiker, das ist sein Fokus. Und die hier benötigte Expertise kauft er sich in Form von Dienstleistungen bei mir ein, denn er weiß genau, dass diese Art Anforderungen bei mir häufig auf den Tisch kommen. Es sei noch erwähnt, dass dies alles unter Wahrung der Geheimhaltung der verwendeten Daten geschieht.

Automatisch gefilterte Listen erzeugen aus vorhandenen Stammdaten

Das gewünschte Resultat

Am Beispiel des Artikels 11 soll das gewünschte Verhalten dargestellt werden. Dieser Artikel ist ursprünglich keiner Kategorie zugeordnet worden. das soll jetzt durch Zuordnung zur Kategorie 1 geändert werden. Und damit soll Artikel11 automatisch in der Übersicht aller Artikel, die zu Kategorie1 gehören, erscheinen.

Neuzuweisung eines Kategorie verschiebt den Artikel automatisch in die neue zugehörige Kategorie

Nehmen wir an, der Kunde befindet sich nun in seinem Arbeitsprozess. Er wählt Artikel 11 an, löscht die Zugehörigkeit zu Kategorie 1 und erwartet damit die automatische Anpassung der zugehörigen Artikelübersicht der Kategorie 1. Und genau das geschieht. Im weiteren Verlauf ordnet der Kunde Artikel 11 der Kategorie 3 zu. Als Reaktion erwartet er die automatische Aktualisierung der Übersicht zu Kategorie 3. Und wieder erhalten wir das gewünschte Resultat.

Kunde äußert seine Zufriedenheit

Der Kunde bekommt seine automatisch gefilterte Listen

Er wusste, was er haben wollte und was er nicht haben wollte. Der Einsatz dieser Technik geschieht mit Bedacht. Er baut auf eine gewisse Komplexität der eingesetzten Formeln. Und genau dieser Punkt wurde mit dem Kunden im Vorfeld sorgfältig abgewogen. Schlussendlich ist anzumerken, dass die Microsoft Excel-Funktionen es auch gut erlauben, die angestrebte Lösung herbeizuführen.

Und was benötigen Sie?

studeto Leistungsangebot

Meine Dienstleistungen im B2B-Bereich umfassen:

  • Prozeßunterstützung (Datenabruf, Datenpflege, Datenmodifikation, Datendarstellungen)
  • Microsoft Office Helpdesk (in Ergänzung des normalen Helpdesks)
  • Knowhow-Einschätzung ihrer Mitarbeitenden (Bewerberkenntnisse zu Microsoft Office® einschätzen)
  • Einzelschulungen (für Führungskräfte und zuarbeitende Personen)
  • Gruppenschulungen (zur Effizienzsteigerung: Konzepte verstehen und schneller ans Ziel kommen)